RESTRUKTURISASI ORGANISASI atau BUDAYA RESTRUKTURISASI.

Oleh: Ibnu Dahwan *)

Beberapa hari yang lalu penulis mendapat kabar bahwa untuk meningkatkan kinerja organisasi PT Pos Indonesia meluncurkan kembali kebijakan restrukturisasi organisasi. Sejak menjadi Persero seingat penulis sudah lima atau enam kali (saking seringnya penulis lupa) PT Pos Indonesia melakukan restrukturisasi organisasi. Yang masih penulis ingat restrukturisasi organisasi tahap kesatu dilaksanakan pada tahun 1995 dan tahap kedua awal 1999 serta tahap ketiga bulan September 2003. Tahap berikutnya penulis lupa, dan terakhir awal 2009 dilakukan kembali restrukturisasi organisasi.

Kenapa masalah restrukturisasi organisasi ini menggelitik penulis? Terus terang penulis pernah mendapat pengalaman yang cukup menarik. Suatu hari penulis berdialog dengan seorang mahasiswa bimbingan penulis yang sedang PKL di sebuah perusahaan Courrier Service yang menjadi pesaing PT Pos Indonesia (Persero). Setelah basa-basi tentang pelaksanaan PKLnya, tiba-tiba dia berkata,” Pak, denger-denger katanya PT Pos melakukan restrukturisasi organisasi lagi,” ”Kata siapa ,” tanya penulis. Jawab mahasiswa,” Kata Pimpinan tempat saya PKL Pak, dan dia bilang syukur dech kalau yang dilakukan PT Pos cuma melakukan restrukturisasi organisasi lagi”.

Terus terang penulis cukup tercengang juga dengar informasi dari mahasiswa tersebut. Meskipun tidak tahu persis apa yang dimaksud dari perkataan Pimpinan kurir terhadap Mahasiswa tadi, tapi paling tidak penulis punya persepsi sebagai berikut:

• Setiap gerak langkah yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia mendapat perhatian yang cermat dari para Pesaingnya.

• Langkah restrukturisasi ternyata bukan sesuatu yang menjadi ancaman bagi para Pesaing. Secara implisit sebenarnya mungkin ada banyak hal yang lebih menjadi ancaman bagi pihak Pesaing yang dapat dilakukan PT Pos Indonesia ketimbang sekedar mengutak-ngatik struktur organisasi.

Penulis sendiri sebenarnya bukan orang yang phobia restrukturisasi organisasi, bahkan sangat menyadari arti penting dari sebuah restrukturisasi organisasi. Karena bagaimana pun juga setiap Perusahaan menghadapi adanya perubahan lingkungan organisasi dan hal ini menyebabkan setiap Perusahaan harus melakukan adaptasi terhadap perubahan lingkungan yang dihadapinya. Restrukturisasi organisasi dilakukan karena Perusahaan merasa organisasi yang ada sudah tidak match dengan tuntutan kebutuhan Perusahaan. Oleh karena itu dengan dilakukannya restrukturisasi organisasi tentunya Perusahaan mengharapkan : Pertama, menghasilkan organisasi yang mampu mengelola perubahan. Kedua, membangun organisasi yang efisien, efektif dan fleksibel.

Persoalannya adalah apakah restrukturisasi organisasi yang selama ini dilaksanakan telah mencapai tujuan yang diharapkan Perusahaan artinya terdapat peningkatan kinerja Perusahaan setelah dilakukan restrukturisasi organisasi. Berdasarkan pengamatan penulis dari pengalaman restrukturisasi organisasi yang telah dilaksanakan sebelumnya, rasanya (penulis belum melakukan penelitian secara ilmiah) restrukturisasi organisasi belum memberikan hasil yang optimal kalau tidak bisa dibilang gagal dalam meningkatkan kinerja Perusahaan. Oleh karena itu tidak ada salahnya jika melakukan evaluasi terhadap langkah restrukturisasi organisasi yang telah dilaksanakan sebelumnya terutama mengidentifikasi berbagai faktor yang menyebabkan upaya restrukturisasi organisasi tidak sejalan dengan tujuan Perusahaan.

Ada beberapa catatan yang menurut penulis mungkin perlu mendapat perhatian dalam proses restrukturisasi organisasi yang dilakukan Perusahaan:

• Berubah-ubahnya basis struktur organisasi: dari berdasarkan fungsi, proses, produk dan kombinasi divisional dan akhirnya kembali ke fungsi, mencerminkan restrukturisasi organisasi dilakukan tidak berdasarkan arah yang jelas (mengacu kepada Master Plan). Semestinya setiap restrukturisasi organisasi merupakan suatu tahapan yang berkesinambungan yang mengarah ke format organisasi Perusahaan yang ideal sesuai dengan Visi Pos Indonesia di masa depan.

• Inkonsistensi juga tampak terlihat ketika adanya Strategic Business Unit (SBU) yang dalam restrukturisasi berikutnya dilikuidasi, sehingga ada kesan pembentukan SBU-SBU tersebut tidak berdasarkan kajian yang matang. Untuk Perusahaan sebesar PT Pos Indonesia yang memiliki Sumber Daya Manusia yang cukup baik tidak seharusnya melakukan trial error yang terus menerus dalam skala yang cukup besar. Sah-sah saja melakukan koreksi terhadap kekeliruan, namun untuk perubahan-perubahan yang mendasar dampaknya sangat besar baik kerugian karena adanya riel cost yang dikeluarkan, waktu, tenaga maupun kerugian secara moril karyawan.

• Restrukturisasi juga seakan merupakan proses yang terpisah dari system organisasi secara keseluruhan terutama sub system operasi, sehingga terdapat gap antara struktur organisasi yang dihasilkan dengan system operasi. Kondisi ini menyebabkan struktur organisasi yang ada tidak mampu memberikan dukungan yang optimal terhadap operasi Perusahaan. Hal ini terlihat jelas ketika terdapat permasalahan dan tidak jelas unit organisasi yang harus menanganinya atau adanya grey area. Seharusnya restrukturisasi organisasi dilakukan dengan mengacu kepada proses bisnis yang ada atau jika memang proses bisnis yang ada sudah kurang baik, seyogyanya dilakukan terlebih dahulu penyempurnaan proses bisnis dan struktur organisasi harus mampu memberikan dukungan optimal terhadap proses bisnis. Dengan demikian restrukturisasi organisasi bukan merupakan langkah final dan terpisah tetapi harus sejalan dengan upaya –upaya perbaikan system organisasi.

• Restrukturisasi organisasi memerlukan prasyarat dan seringkali hal ini kurang mendapat perhatian. Misalnya bentuk struktur organisasi yang dihasilkan memerlukan prasyarat adanya manajemen informasi yang terintegrasi sebagai sarana untuk koordinasi, tetapi hal tersebut belum dimiliki Perusahaan sehingga struktur organisasi tidak berjalan efektif. Asumsi bahwa koordinasi dapat dilakukan dengan mengandalkan kapabilitas SDM yang ada tanpa didukung system sulit dilaksanakan, karena budaya organisasi kurang mendukung. Pengamatan penulis, egoisme sektoral masih kuat sehingga masing-masing pihak enggan untuk secara proaktif melakukan koordinasi. Pemahaman budaya melayani mungkin baru sebatas pelayanan terhadap eksternal customer sedangkan terhadap internal customer belum terbentuk dengan baik. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan struktur organisasi harus benar-benar melihat secara kondisi riel internal organisasi.

Mungkin masih banyak lagi yang dapat dipelajari dari pengalaman restrukturisasi organisasi yang lalu. Sebagai orang yang dibesarkan di PT Pos Indonesia tentunya selalu berharap Pos Indonesia akan semakin baik di masa mendatang. Penulis berkeyakinan bahwa restrukturisasi organisasi yang dilakukan saat ini telah dilakukan melalui proses pemikiran yang sangat mendalam sehingga struktur organisasi PT Pos Indonesia semakin baik.

Tentunya penulis juga berprasangka baik bahwa restrukturisasi organisasi yang dilakukan bukan hanya sekedar ada perubahan karena adanya perubahan dari Manajemen Perusahaan seperti di instansi tertentu Setiap ganti Menteri ganti Kurikulum, tapi perubahan yang dilakukan adalah perubahan yang menjadi semakin baik bukan sebaliknya.