Tips For Young Leaders

Oleh: Ibnu Dahwan*)

Ketika penulis masih relative usia muda, pernah membaca salah satu buku Bung Karno (penulis lupa mungkin Di bawah Bendera Revolusi) yang kata-katanya sampai saat ini masih ingat betul ”Masa depan adalah milik kalian para pemuda.” Ketika kita masih muda memang rasanya apapun bisa kita lakukan. Semangat yang tinggi, ingin mengetahui berbagai hal, berani mengambil resiko, pokoknya dengan kemudaan rasanya dunia memang sepertinya sangat menantang.

Tapi ketika pertama kali kita ditunjuk menjadi Pimpinan suatu kantor atau organisasi, seringkali kita kebingungan, apa yang harus saya lakukan, bagaimana cara melakukannya, dan timbul banyak pertanyaan lain yang menggumpal dibenak kita. Sepertinya kita tidak pernah siap ketika ditunjuk menjadi Pimpinan, meskipun sebenarnya ilmu manajemen dan ilmu-ilmu lainnya mungkin sedikit banyak kita pernah dapatkan, tapi tetap saja kita belum pernah merasa siap benar.

Sebenarnya hal tersebut sangat wajar dan manusiawi, karena meskipun secara teoritis kita mendapatkan ilmu-ilmu di bangku kuliah, namun jarang sekali kita mendapatkannya dalam bentuk praktek, terutama biasanya dalam memenej sumber daya manusia. Kalau hal itu terjadi Anda jangan merasa kecil hati, karena mungkin hampir semua orang mengalami hal yang sama ketika pertama kali ditunjuk untuk memimpin suatu kantor. Sebagai kata penghibur, memang tidak ada sekolah kepala kantor.

Mau jadi Pemimpin seperti apa sih kita ? Sebenarnya banyak gaya-gaya kepemimpinan yang dapat kita lakukan. Anda mungkin lebih memilih menjadi Seorang Otoriter atau Demokratis, Anda juga mungkin dapat menjadi Seorang seorang Pimpinan Yang Berorientasi kepada Tugas atau Pimpinan Yang berorientasi kepada Karyawan ( Rensist Likert ) atau Anda juga bisa menggunakan alternatif gaya yang dikemukakan dalam Managerial grid nya Blake dan Mouton, atau bahkan menjadi type pemimpin seperti dikatakan oleh Ki Hajar Dewantara. Apapun type gaya kepemimpinan yang Anda pilih, penulis yakin tujuan utamanya menjadi Pemimpin yang berhasil.

Keberhasilan memimpin suatu organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan kita dalam memenej sumber daya manusia, karena manusia adalah aset yang sangat berharga dalam setiap organisasi. Setinggi apapun teknologi, sebesar apapun jumlah modal yang ada, dsb, sangat ditentukan oleh kemampuan Sumber Daya Manusia sebagai pengelolanya (The man behind the guns). Mungkin kiat-kiat bagaimana mengelola Sumber Daya Manusia yang penulis kutip dari seri Manajemen (The Portable MBA) yang dikarang Allan R Cohen ini dapat dijadikan salah satu referensi ketika Anda pertama kali ditunjuk menjadi seorang Pimpinan;

1. Cara terbaik bagi seorang manajer untuk memahami perilaku seorang karyawan adalah memandang perilaku tersebut dari sudut pandang karyawan yang bersangkutan.

2. Perilaku seorang karyawan dihasilkan dari kombinasi sejumlah faktor, termasuk yang dibawa karyawan tersebut ke dalam situasi, dan apa yang disyaratkan situasi tersebut dari karyawan.

3. Faktor-faktor yang mempengaruhi situasi termasuk keadaan,teknologi, sistem imbal jasa dan budaya organisasi.

4. Salah satu tugas seorang manajer adalah memahami perbedaan antar pribadi, termasuk perbedaan antar budaya, menemukan cara-cara untuk menciptakan kesesuaian antar pribadi yang tepat; dan membantu para karyawan untuk belajar bagaimana menjembatani antar perbedaan.

5. Semua karyawan dapat terkena stress pada suatu saat, salah satu tugas manajer adalah memahami baik sumber maupun gejala stress tersebut, dan membantu mencari jalan keluar untuk mencegah kemunduran kinerja karyawan tersebut.

6. Manusia memiliki diri yang berbeda dalam situasi yang berbeda, tergantung kepada peran yang harus dimainkan.

7. Para karyawan menanggapi setiap perubahan secara berbeda, bahkan ketika perubahan itu untuk meningkatkan produktivitas mereka. Ada yang menolak, setengah menerima atau menerimanya secara penuh.

8. Para karyawan yang paling berharga kadang terdapat pada mereka yang sulit untuk dikelola.

9. Setiap karyawan sangat dipengaruhi standar nilai, keyakinan , dan etika dalam perilakunya.

Dengan memahami hal-hal tersebut mudah-mudahan dapat memberi sedikit gambaran bagaimana Anda seorang pemimpin muda dapat mengelola sumber daya manusia di tempat Anda bekerja secara efektif.

Kenapa Suatu Kebijakan Restrukturisasi Organisasi Gagal?

Oleh: Ibnu Dahwan

Dalam tulisan yang lalu (lihat Restrukturisasi Organisasi atau Budaya Restrukturisasi), kadang – kadang proses restrukturisasi organisasi tidak mencapai hasil sesuai yang diharapkan kalau tidak dibilang gagal. Seringkali sulit dipahami kenapa proses restrukturisasi organisasi yang sudah disusun secara matang mengalami kegagalan?
Restrukturisasi organisasi atau perubahan organisasi (Organization Change) pada dasarnya adalah suatu kebijakan. Suatu kebijakan pada hakekatnya hanya sebuah konsep teoritis, namun keberhasilan suatu kebijakan akan sangat dipengaruhi oleh pelaksanaannya (implementasi kebijakan). Seperti dikatakan oleh Dunn (1987:56) ,“Policy implementation in values is the execution and steering of a laws of action overtime. Policy implementation is essentially a practical activity, as distinguished from policy formulation, which is essentially theorical.” (Pada hakekatnya, pelaksanaan kebijakan adalah secara terus-menerus. Pelaksanaan kebijakan pada dasarnya merupakan kegiatan praktis, yang berbeda dengan perumusan kebijakan yang pada dasarnya teoritis)”. Dengan demikian, kebijakan yang dirumuskan secara teoritis berbeda dengan kebijakan yang dilaksanakan secara praktis.

Dalam suatu sistem kebijakan terdapat 3 elemen penting yang saling berkaitan atau mempengaruhi satu sama lainnya yaitu: pelaku kebijakan, kebijakan dan lingkungan kebijakan. Oleh karena itu, konsep kebijakan yang baik saja belum cukup, tetapi harus memperhatikan juga elemen kebijakan yang lain yaitu: pelaku kebijakan dan lingkungan kebijakan.

Wibawa (1994:41) mengemukakan agar pelaksanaan kebijakan efektif perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini:

• Isi kebijaksanaan, dalam pengertian ini restrukturisasi organisasi harus mempertimbangkan kaidah – kaidah dalam penyusunan struktur organisasi yang baik.
• Sumber daya manusia, dukungan, kesiapan, dan optimisme karyawan terhadap kebijakan yang telah ditetapkan sangat menentukan keberhasilan implementasi.
• Manajemen, implementasi kebijakan harus dikelola dengan baik sesuai kaidah-kaidah dalam manajemen dari mulai tahap penetapan tujuan, perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
• Dukungan lingkungan, dukungan dari berbagai pihak yang berkepentingan dengan organisasi/perusahaan (stakeholders) seperti: pemerintah, serikat pekerja, pelanggan dan perhatian terhadap pesaing sangat diperlukan agar implementasi berjalan lancar.
• Political will, komitmen dari manajemen puncak harus dinyatakan secara jelas baik dalam penerbitan keputusan –keputusan yang mengikat maupun evaluasi secara ketat terhadap implementasi kebijakan.
• Karakteristik sasaran, karakteristik organisasi baik dari sifat usaha dan karakteristik karyawan sebagai unsur yang terlibat dalam implementasi kebijakan perlu mendapat perhatian.

Kebijakan restrukturisasi organisasi pada hakekatnya bermaksud untuk melakukan perubahan atau penataan ulang struktur organisasi sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu dalam restrukturisasi organisasi harus memperhatikan faktor-faktor yang menjadi penentu atau dianggap penting sehingga struktur organisasi yang dihasilkan akan efektif. Menurut Djatmiko (2002:41), beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi: ukuran organisasi, teknologi, lingkungan dan strategi pilihan. Sedangkan Tyson dan Jackson (2000:191) mengemukakan ada tiga hal pokok yang perlu diperhatikan ketika mendisain organisasi dalam bentuk birokrasi, yaitu: ukuran hierarki, rentang pengawasan dan pengelompokan kegiatan.

Kebijakan restrukturisasi organisasi akan mengakibatkan sebagian karyawan mungkin akan diuntungkan, namun sejumlah karyawan lain mungkin akan merasa dirugikan dengan kebijakan tersebut sehingga implementasinya tidak tertutup kemungkinan mendapat banyak hambatan.

Paling sedikit ada empat penjelasan, mengapa organisasi menentang perubahan?. Pertama, para anggota takut kehilangan apa yang sudah mereka miliki. Mereka yang berkuasa, yang berada di posisi paling baik untuk memprakarsai perubahan biasanya adalah yang akan paling rugi. Kedua, kebanyakan organisasi adalah birokrasi. Struktur demikian mempunyai mekanisme yang secara otomatis terdapat pada dirinya yang bekerja melawan perubahan. Ketiga, kebanyakan perusahaan dapat mengelola lingkungan mereka, dan oleh karenanya, telah melindungi diri mereka terhadap kebutuhan akan perubahan. Terakhir, budaya organisasi menentang tekanan ke arah perubahan. ( Robbins , 1994:439).

Hasil studi longitudinal seperti dikutip Kreitner dan Kinicki (terjemahan Erly Suandi, 2003:91) menguatkan pendapat tersebut, bahwa perubahan organisasi yang sukses akan sangat tergantung pada budaya organisasi. Budaya bertahan terhadap perubahan, misalnya dapat mengurangi efektivitas tipe perubahan organisasi.

RESTRUKTURISASI ORGANISASI atau BUDAYA RESTRUKTURISASI.

Oleh: Ibnu Dahwan *)

Beberapa hari yang lalu penulis mendapat kabar bahwa untuk meningkatkan kinerja organisasi PT Pos Indonesia meluncurkan kembali kebijakan restrukturisasi organisasi. Sejak menjadi Persero seingat penulis sudah lima atau enam kali (saking seringnya penulis lupa) PT Pos Indonesia melakukan restrukturisasi organisasi. Yang masih penulis ingat restrukturisasi organisasi tahap kesatu dilaksanakan pada tahun 1995 dan tahap kedua awal 1999 serta tahap ketiga bulan September 2003. Tahap berikutnya penulis lupa, dan terakhir awal 2009 dilakukan kembali restrukturisasi organisasi.

Kenapa masalah restrukturisasi organisasi ini menggelitik penulis? Terus terang penulis pernah mendapat pengalaman yang cukup menarik. Suatu hari penulis berdialog dengan seorang mahasiswa bimbingan penulis yang sedang PKL di sebuah perusahaan Courrier Service yang menjadi pesaing PT Pos Indonesia (Persero). Setelah basa-basi tentang pelaksanaan PKLnya, tiba-tiba dia berkata,” Pak, denger-denger katanya PT Pos melakukan restrukturisasi organisasi lagi,” ”Kata siapa ,” tanya penulis. Jawab mahasiswa,” Kata Pimpinan tempat saya PKL Pak, dan dia bilang syukur dech kalau yang dilakukan PT Pos cuma melakukan restrukturisasi organisasi lagi”.

Terus terang penulis cukup tercengang juga dengar informasi dari mahasiswa tersebut. Meskipun tidak tahu persis apa yang dimaksud dari perkataan Pimpinan kurir terhadap Mahasiswa tadi, tapi paling tidak penulis punya persepsi sebagai berikut:

• Setiap gerak langkah yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia mendapat perhatian yang cermat dari para Pesaingnya.

• Langkah restrukturisasi ternyata bukan sesuatu yang menjadi ancaman bagi para Pesaing. Secara implisit sebenarnya mungkin ada banyak hal yang lebih menjadi ancaman bagi pihak Pesaing yang dapat dilakukan PT Pos Indonesia ketimbang sekedar mengutak-ngatik struktur organisasi.

Penulis sendiri sebenarnya bukan orang yang phobia restrukturisasi organisasi, bahkan sangat menyadari arti penting dari sebuah restrukturisasi organisasi. Karena bagaimana pun juga setiap Perusahaan menghadapi adanya perubahan lingkungan organisasi dan hal ini menyebabkan setiap Perusahaan harus melakukan adaptasi terhadap perubahan lingkungan yang dihadapinya. Restrukturisasi organisasi dilakukan karena Perusahaan merasa organisasi yang ada sudah tidak match dengan tuntutan kebutuhan Perusahaan. Oleh karena itu dengan dilakukannya restrukturisasi organisasi tentunya Perusahaan mengharapkan : Pertama, menghasilkan organisasi yang mampu mengelola perubahan. Kedua, membangun organisasi yang efisien, efektif dan fleksibel.

Persoalannya adalah apakah restrukturisasi organisasi yang selama ini dilaksanakan telah mencapai tujuan yang diharapkan Perusahaan artinya terdapat peningkatan kinerja Perusahaan setelah dilakukan restrukturisasi organisasi. Berdasarkan pengamatan penulis dari pengalaman restrukturisasi organisasi yang telah dilaksanakan sebelumnya, rasanya (penulis belum melakukan penelitian secara ilmiah) restrukturisasi organisasi belum memberikan hasil yang optimal kalau tidak bisa dibilang gagal dalam meningkatkan kinerja Perusahaan. Oleh karena itu tidak ada salahnya jika melakukan evaluasi terhadap langkah restrukturisasi organisasi yang telah dilaksanakan sebelumnya terutama mengidentifikasi berbagai faktor yang menyebabkan upaya restrukturisasi organisasi tidak sejalan dengan tujuan Perusahaan.

Ada beberapa catatan yang menurut penulis mungkin perlu mendapat perhatian dalam proses restrukturisasi organisasi yang dilakukan Perusahaan:

• Berubah-ubahnya basis struktur organisasi: dari berdasarkan fungsi, proses, produk dan kombinasi divisional dan akhirnya kembali ke fungsi, mencerminkan restrukturisasi organisasi dilakukan tidak berdasarkan arah yang jelas (mengacu kepada Master Plan). Semestinya setiap restrukturisasi organisasi merupakan suatu tahapan yang berkesinambungan yang mengarah ke format organisasi Perusahaan yang ideal sesuai dengan Visi Pos Indonesia di masa depan.

• Inkonsistensi juga tampak terlihat ketika adanya Strategic Business Unit (SBU) yang dalam restrukturisasi berikutnya dilikuidasi, sehingga ada kesan pembentukan SBU-SBU tersebut tidak berdasarkan kajian yang matang. Untuk Perusahaan sebesar PT Pos Indonesia yang memiliki Sumber Daya Manusia yang cukup baik tidak seharusnya melakukan trial error yang terus menerus dalam skala yang cukup besar. Sah-sah saja melakukan koreksi terhadap kekeliruan, namun untuk perubahan-perubahan yang mendasar dampaknya sangat besar baik kerugian karena adanya riel cost yang dikeluarkan, waktu, tenaga maupun kerugian secara moril karyawan.

• Restrukturisasi juga seakan merupakan proses yang terpisah dari system organisasi secara keseluruhan terutama sub system operasi, sehingga terdapat gap antara struktur organisasi yang dihasilkan dengan system operasi. Kondisi ini menyebabkan struktur organisasi yang ada tidak mampu memberikan dukungan yang optimal terhadap operasi Perusahaan. Hal ini terlihat jelas ketika terdapat permasalahan dan tidak jelas unit organisasi yang harus menanganinya atau adanya grey area. Seharusnya restrukturisasi organisasi dilakukan dengan mengacu kepada proses bisnis yang ada atau jika memang proses bisnis yang ada sudah kurang baik, seyogyanya dilakukan terlebih dahulu penyempurnaan proses bisnis dan struktur organisasi harus mampu memberikan dukungan optimal terhadap proses bisnis. Dengan demikian restrukturisasi organisasi bukan merupakan langkah final dan terpisah tetapi harus sejalan dengan upaya –upaya perbaikan system organisasi.

• Restrukturisasi organisasi memerlukan prasyarat dan seringkali hal ini kurang mendapat perhatian. Misalnya bentuk struktur organisasi yang dihasilkan memerlukan prasyarat adanya manajemen informasi yang terintegrasi sebagai sarana untuk koordinasi, tetapi hal tersebut belum dimiliki Perusahaan sehingga struktur organisasi tidak berjalan efektif. Asumsi bahwa koordinasi dapat dilakukan dengan mengandalkan kapabilitas SDM yang ada tanpa didukung system sulit dilaksanakan, karena budaya organisasi kurang mendukung. Pengamatan penulis, egoisme sektoral masih kuat sehingga masing-masing pihak enggan untuk secara proaktif melakukan koordinasi. Pemahaman budaya melayani mungkin baru sebatas pelayanan terhadap eksternal customer sedangkan terhadap internal customer belum terbentuk dengan baik. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan struktur organisasi harus benar-benar melihat secara kondisi riel internal organisasi.

Mungkin masih banyak lagi yang dapat dipelajari dari pengalaman restrukturisasi organisasi yang lalu. Sebagai orang yang dibesarkan di PT Pos Indonesia tentunya selalu berharap Pos Indonesia akan semakin baik di masa mendatang. Penulis berkeyakinan bahwa restrukturisasi organisasi yang dilakukan saat ini telah dilakukan melalui proses pemikiran yang sangat mendalam sehingga struktur organisasi PT Pos Indonesia semakin baik.

Tentunya penulis juga berprasangka baik bahwa restrukturisasi organisasi yang dilakukan bukan hanya sekedar ada perubahan karena adanya perubahan dari Manajemen Perusahaan seperti di instansi tertentu Setiap ganti Menteri ganti Kurikulum, tapi perubahan yang dilakukan adalah perubahan yang menjadi semakin baik bukan sebaliknya.

 JUST TEORI

1.       Sebutkan sumber daya yang dapat digunakan oleh suatu organisasi dalam konsep manajemen ?

·         sumber daya yang terampil dan kreatif, berpengalaman, berani dalam mengambil keputusan, dan berjiwa pemimpin.Keberadaan tenaga kerja sebagai salah satu faktor produksi sangat penting artinya bagi organisasi. Dalam perkembangannya, organisasi akan menghadapi permasalahan tenaga kerja yang semakin kompleks, dengan demikian pengelolaan sumber daya manusia harus dilakukan secara profesional oleh departemen tersendiri dalam suatu organisasi, yaitu Human Resource Departement.
SDM sebagai salah satu unsur penunjang organisasi, dapat diartikan sebagai manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut personil, tenaga kerja, pekerja/karyawan); atau potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya; atau potensi yang merupakan asset & berfungsi sebagai modal non-material dalam organisasi bisnis, yang dpt diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non-fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi (Nawawi, 2000).
Pada organisasi yang masih bersifat tradisional, fokus terhadap SDM belum sepenuhnya dilaksanakan. Organisasi tersebut masih berkonsentrasi pada fungsi produksi, keuangan, dan pemasaran yang cenderung berorientasi jangka pendek. Mengingat betapa pentingnya peran SDM untuk kemajuan organisasi, maka organisasi dengan model yang lebih moderat menekankan pada fungsi SDM dengan orientasi jangka panjang.

2.       Terdapat dua dimensi dasar di dalam evolusi teori organisasi dan setiap dimensi mempunyai perspektif yang saling bertentangan, dalam dimensi pertama organisasi disebut ?

·         Dimensi Pertama merefleksikan bahwa organisasi itu adalah Sistem. Sebelum tahun 1960 an. Teori Organisasi cenderung didominasi oleh perspektif system tertutup. dipandang Organisasi-Organisasi pada dasarnya dipandang berdiri sendiri dan tertutup dari lingkungannya. Kemudian pada tahun 1960 baru teori organisasi menerima perspektif sistem terbuka. Analisis-analisis yang sebelumnya hanya berfokus pada karakteristik Intern Organisasi sekarang telah berubah menjadi pendekatan yang menekankan pentingnya organisasi memperhatikan peristiwa dan proses yang terjadi dilingkungan ektern.

3.       Proses pelaksanaan kerja atau operasional organisasi harus sesuai dengan persyaratan mutlak yang diperlukan dalam proses manajemen, maka persyaratan tata kerja yang tepat bertujuan ?

·         Membangun sistem pemanfaatan sumber-sumber dan waktu yang ada dapat dilakukan secara tepat dan lebih terkoordinir sesuai dengan proses kegiatan yang ditetapkan maka untuk mencapai tujuan akan mendapatkan hasil yang maksimal.

4.       Suatu organisasi akan dihadapkan dengan suatu perubahan atau akan melakukan restrukturisasi, maka unsur-unsur apa yang perlu direstrukturisasi ?

·         Restrukturisasi atau penataan kembali struktur organisasi sehingga kinerja organisasi tersebut dapat lebih efektif dan efisien.

5.       Berdasarkan pada aspek-aspek yang mempengaruhi organisasi dengan melihat pada alat manajemen dalam mencapai tujuan, maka organisasi dapat bersifat :

·         Kekeluargaan, yaitu mempunyai nilai dasar keluarga yang saling memberi dan  menerima, saling menolong dan menjaga nama baik sebagai satu keluarga besar.

·         Persahabatan, yaitu berusaha saling mengenal dan bergaul dalam suasana persahabatan yang saling menguntungkan dan saling mempercayai.

·         Nasional, yaitu setiap langkah dan orientasi program atau kegiatannya senantiasa berpijak pada nilai dasar bangsa, menjaga persatuan dan kesatuan serta berwawasan nusantara yang mencerminkan keberagaman sekaligus persatuan bangsa Indonesia.

·         Internasional, yaitu setiap langkah dan gerak organisasi ini memiliki visi jauh melewati batas teritorial negara dan aktif mempromosikan tata-pergaulan internasional yang berbudaya dan beradab.